Interessante Einblicke ins neue Datenschutzrecht

Handwerkskammer berät zur neuen Datenschutz-Grundverordnung

Die Einführung der neuen europaweit einheitlichen Datenschutzgrundverordnung im Mai erhitzte die Gemüter wie kaum eine andere gesetzliche Neuregelung. Das neue Recht gilt grundsätzlich für alle Bürger und für alle Unternehmen mit Niederlassung in der EU.

Viele Handwerksbetriebe wenden sich hilfesuchend an die Berater der Handwerkskammer, um zu erfahren, was getan werden muss, um der neuen Verordnung gerecht zu werden. Vier gut besuchte Informationsveranstaltungen in Kaiserslautern, Ludwigshafen und Landau, konnten etwas Licht ins Dunkel bringen.

So informierte Jürgen Schüler von der Handwerkskammer Rheinhessen im Berufsbildungs- und Technologiezentrum in Kaiserslautern über die wesentlichen Neuerungen, die auf die Handwerksunternehmen zukommen.

Wichtig sei, so Schüler, die Rechenschaftspflicht des Betriebsinhabers gegenüber seinem Kunden, die impliziere, dass der Betrieb in rechtmäßigem Besitz der Kundendaten sei, die Daten explizit für den Zweck verwendet werden, wofür sie erhoben wurden und schließlich der Kunde über den Zweck der Erhebung informiert werden müsse. Grundsätzlich sei es empfehlenswert, nur so viele Daten zu erheben, wie zwingend erforderlich seien, um den Zweck erfüllen zu können. Konkret bedeute dies, dass zum Zwecke des Mailversandes auch nur die Speicherung der Mailadresse erforderlich sei. „Es gilt das Prinzip der Datensparsamkeit, jegliche Art von Datenvorratshaltung ist nicht gestattet“, erläutert der Referent. Weiterhin sei es wichtig, dass nur Befugte auf die betrieblichen Datenbestände zugreifen dürfen. Alle Betriebe mit mehr als zehn Mitarbeitern, die kontinuierlich mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, müssen einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten bestellen.

Generell gelte, dass jeder über die Preisgabe und Verwendung seiner personenbezogenen Daten selbst bestimmen könne. Eine Datenverarbeitung ohne ausdrückliche Einwilligung des Betroffenen ist erlaubt, wenn die Daten im Rahmen vorvertraglicher Maßnahmen und zur Erfüllung eines Vertrages erhoben werden, wie das etwa bei einer Angebotserteilung oder einer Vertragserfüllung der Fall sei. Dabei sei zu beachten, dass Auftragsdaten lediglich zehn Jahre aufbewahrt werden dürfen, danach bedürfe es einer Einverständniserklärung des Kunden. Grundsätzlich müssen Einwilligungen immer freiwillig sein und können auch mündlich erklärt oder widerrufen werden. Auch Mitarbeiterdaten, die der Begründung, Durchführung und Beendigung des Arbeitsverhältnisses dienen, dürften gespeichert werden.

Auch bei der Website sind Neuerungen zu beachten: So sei die Datenschutzerklärung entsprechend anzupassen und auch das Einverständnis des Nutzers für eventuell verwendete Cookies müsse aktiv eingeholt werden. Das auf vielen Websites verwendete Kontaktformular müsse verschlüsselt übertragbar sein.

Als Fazit fasste Schüler zusammen, dass jedes Unternehmen formelle Pflichten gegenüber seinen Kunden habe. Hierzu gehörten neben den Informationspflichten auch die Betroffenenrechte, wie etwa das Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung der Daten sowie auch das Recht, Widerspruch gegen die Speicherung der Daten einlegen zu können.

Musterformulare, Checklisten sowie einen Leitfaden zum Thema hält der Zentralverband des Deutschen Handwerks auf seiner Website bereit.

Was ist zu tun?
- Bestellen Sie gegebenenfalls einen Datenschutzbeauftragten
- Überarbeiten Sie die Datenschutzerklärung Ihres Internetauftritts
- Sensibilisieren und schulen Sie Ihre Mitarbeiter
- Ermitteln Sie, wo personenbezogenen Daten erfasst werden
- Führen Sie ein Datenverarbeitungsverzeichnis
- Erfüllen Sie Ihre Informationspflichten gegenüber den Kunden
- Schließen Sie im Bedarfsfall Auftragsverarbeitungsverträge
- Wahren Sie die Betroffenenrechte
- Treffen Sie erforderliche technisch-organisatorische Maßnahmen wie Datenverschlüsslung und Vertraulichkeit bei der 
   Verarbeitung personenbezogener Daten